Outlook kann ältere Nachrichten automatisch in eine lokale Archivdatei verschieben. Das hält das Postfach klein – birgt aber ein Risiko, das Sie vor dem Einschalten kennen sollten.
Archivierte Nachrichten liegen nur noch auf Ihrem Rechner. Die Option Löschen Sie nach dem Archivieren E-Mails vom Server entfernt sie endgültig vom Server. Danach sind sie nicht mehr im Webmail, nicht mehr auf dem Mobiltelefon und nicht mehr in unserer Sicherung. Geht die Archivdatei verloren, sind diese E-Mails weg.
Erst die Alternativen prüfen
Die Archivierung löst ein einziges Problem: ein volles Postfach. Meist ist eine dieser Möglichkeiten besser:
- Postfach vergrößern unter E-Mail-Konten – je nach Tarif bis 75 GB. Die Daten bleiben auf dem Server und in der Sicherung.
- Aufräumen – große Anhänge und alte Newsletter machen meist den Löwenanteil aus.
Archivierung einrichten
Voraussetzung ist Outlook unter Windows mit dem Zimbra Connector.
- In Outlook auf den Reiter Zimbra wechseln.
- Auf Erweitert klicken.
- Automatische Archivierung aktivieren und das Alter festlegen, ab dem verschoben wird.
- Speicherort der Archivdatei bewusst wählen – am besten in einem Ordner, den Ihre Datensicherung erfasst.
Die entscheidende Einstellung
| Haken „Löschen … vom Server“ | Wirkung |
|---|---|
| nicht gesetzt (Vorgabe) | Nachrichten werden ins Archiv kopiert und bleiben auf dem Server. Das Postfach wird dadurch nicht kleiner. Empfohlen. |
| gesetzt | Nachrichten werden verschoben und vom Server gelöscht. Das Postfach wird kleiner – die Daten verlassen Webmail, Mobilgeräte und Sicherung. |
Beschränken Sie den Umfang auf Ihre eigenen Mail-Ordner – die Archivierung kann auch Elemente erfassen, auf die andere im Team zugreifen. Prüfen Sie außerdem, ob eine Option zum endgültigen Löschen aktiv ist; dann greift auch die Wiederherstellung gelöschter E-Mails nicht mehr.
Nachrichten aus einer Archivdatei holen Sie zurück, indem Sie die Datei in Outlook öffnen und die Nachrichten in einen Ordner Ihres Postfachs verschieben. Achten Sie auf genügend freien Platz.
Die offizielle Beschreibung steht im Benutzerhandbuch des Zimbra Connectors.
